Leer una factura PDF que llegó por Gmail
El adjunto se manda a un modelo con entrada de archivos. Los campos vuelven a Sheets para revisarlos.
Guía informativa. Probá antes de usar en producción. Ver términos.
Un estudio contable o un comercio que recibe PDF de proveedores en una casilla de Gmail.
Problema
Las facturas de proveedores llegan al correo y alguien las tipea en una planilla.
Qué necesitás
Cómo se conecta
- GmailApp nativa
Make y n8n tienen app. n8n documenta Get a message y el trigger de mensaje recibido.
- OpenAI en n8nApp nativa
Generate a Model Response acepta un mensaje de tipo File. La documentación dice que hoy el archivo es PDF.
- OpenAI en MakeHTTP / API
Hay app de OpenAI, pero esta receta manda el PDF por el módulo HTTP a la API de responses. No afirmamos que la app visual reciba el archivo.
- Google SheetsApp nativa
Campos extraídos, con vacíos cuando el PDF no los muestra.
Pasos
Etiquetá los correos
Creá la etiqueta "comprobantes" y un filtro de Gmail para los remitentes de proveedores. El flujo solo mira esa etiqueta.
Bajá el PDF
n8n: Gmail Trigger y después Get a message, con el adjunto en datos binarios. Make: la app de Gmail para vigilar correos y descargar el adjunto. Con una cuenta @gmail.com personal, Make pide reautorizar cada seis meses.
Pedí JSON, no un resumen
En n8n, nodo OpenAI, recurso Text, operación Generate a Model Response, mensaje de tipo File con el PDF. En Make, HTTP a la API de responses con el archivo. Pedí emisor, número, fecha, moneda y total. Si un campo no se lee, que vuelva null. Elegí en tu cuenta un modelo vigente que acepte PDF.
Escribí la fila como borrador
Estado "revisar". No marques la factura como pagada. Si el correo trae más de un PDF, una fila por archivo.
Tiempo
Para armarla calculamos alrededor de 55 minutos de quien escribe la receta. No es un promedio medido.
Evita tipear cada PDF. El modelo se equivoca: por eso la fila queda para revisar, no para pagar sola.
Costo
La API de OpenAI se paga por uso. Gmail y Sheets entran con la cuenta de Google. Make o n8n según su plan.
Qué no hace
No valida el CUIT, el NIT ni el CUFE. No reemplaza el XML fiscal cuando el proveedor lo manda por otro canal.
Fuentes
- Nodo Gmail de n8n
- Gmail en Make
- Nodo OpenAI de n8n
- Archivos PDF en el nodo OpenAI
- OpenAI en Make
- Nodo Google Sheets de n8n
- Nodo HTTP Request de n8n
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